DATA UMUM PERUSAHAAN - Susunan Organisasi

PENGARUH KEBISINGAN TERHADAP TINGKAT PRODUKTIVITAS KERJA PT. ANEKA ILMU SEMARANG

Susunan Organisasi

                PT. ANEKA ILMU berasal dari perusahaan keluarga, sejumlah personil masih terbatas dan bahkan sebagian adalah rekruting dari lingkungan keluarga. Sejalan dengan perkembangan perusahaan, terdapat perubahan baik sistem rekruting, jumlah personil dan stratifikasi serta kualifikasi tenaga kerja yang dibutuhkan. Dalam pengertian ini rekruting bertolak dari ukuran kualitas sumber daya manusia, dan disesuaikan dengan kebutuhan pekerjaan yang ada di perusahaan. Kini tenaga kerja di kantor pusat sekitar 325 orang, sedangkan untuk 40 perwakilan di seluruh Indonesia, setiap perwakilan 10 sampai 20 tenaga kerja (sebab jumlah tenaga sales fluktuatif, ada yang reguler, kontrak dan lepas).

                 Semula jumlah karyawan hanya beberapa orang, setelah betambah menjadi ribuan, pasti ada perubahan dalam manajemen personalia. Manajemen personalia adalah pekerjaan yang rumit karena yang dikelola bukan barang. Oleh karena itu perusahaan mengunakan tata cara pengelolaan personil yang modern. Ada suatu keseimbangan antara sarana, prasarana dan fasilitas dengan teknologi modern yang canggih, pengoperasian, pemeliharaan dan lain-lain. Oleh sebab itu  kemajuan dan moderenisasi perusahaan akan menuntut perubahan dan penyusunan seluruh komponen perusahaan.

Hanya dengan SDM yang berkualitas, perusahaan akan mampu menyesuaikan diri dengan tuntunan kebutuhan untuk mengoperasikan mesin-mesin modern dengan teknologi tinggi baik pada proses pra cetak, proses produksi dan proses percetakan. Pekerja yang profesional tidak hanya menguasai teknologi tetapi juga memiliki disiplin tinggi.

Dengan disiplin tinggi, pekerja dapat menangani pekerjaan secara efisien,mampu mengendalikan mutu dan meminimalisir resiko. Disamping itu perusahaan senantiasa berusaha untuk menetapkan pola strategi pemasaran yang dapat memenuhi kepuasan konsumen (costumer satisfictation). Untuk memenuhi SDM yang sesuai dengan tuntunan manajemen, kami menerapkan sistem rekruting pekerja yang terencana, selektif, aplikatif.

       Aspek penting dalam manajemen personalia adalah memposisikan karyawan sebagai aset perusahaan. Berasal dari konsep tersebut , kami senantiasa memelihara potensi, komunikasi, kesejahteraan dan meningkatkan kualitasnya. Dengan SDM yang berkualitas, kami yakin PT. ANEKA ILMU mampu dan siap menghadapi persaingan di dunia usaha percetakan.

                Meskipun PT. ANEKA ILMU berasal dari usaha keluarga, tetapi setelah berkembang maka dalam pengelolaannya diberlakukan kaidah-kaidah manajemen modern. Secara bertahap terjadi perubahan- perubahan untuk memenuhi tuntunan manajemen. Perubahanya adalah tuntunan kebutuhan sebagai tanda bahwa perusahaan bergerak dan berkembang.

                Landasan dan kerangka yang mendasari perubahan adalah sruktur dan data Kerja Organisasi PT. ANEKA ILMU. Awal mulanya susunan dan data kerja organisasi PT. ANEKA ILMU  amat sederhana namun dengan bertambahnya fasilitas dan jumlah sarana produksi maka bertambah banyak tenaga kerja yang harus menangani.

Berangkat dari permasalahan tersebut, perusahaan membuat bagan organisasi dan tata cara kerja yang mampu menampung seluruh kegiatan perusahaan. Berawal dari jalur komando, jalur koordinasi, tugas dan tanggung jawab presiden direktur sampai dengan karyawan pada staf pelayanan terbawah menjadi jelas dan terarah.

              STO PT. ANEKA ILMU dimaksud adalah sebagaimana tertera dalam lembar gambar atau bagan STO PT. ANEKA ILMU sebagai berikut:

Diagram Struktur dan Tata Kerja Organisasi (STO)

Dalam susunan organisasi tersebut, masing-masing bagian tersebut mempunyai tugas sebagai berikut :

1.    Presiden Direktur

a.       Penentu keseluruhan policy PT. ANEKA ILMU Group bertangung jawab atas seluruh perusahaan baik keluar maupun kedalam

b.       Melakukan perintah kepada seluruh jajaran bawahanya secara hirarki atau langsung kepada staf pelayanan, kepada perwakilan Kepala Unit Usaha.

c.       Memberikan sebagian tugas dan wewenang kepada Direktur atau Wakil Direktur. Oleh karena itu setiap saat Direktur Utama dapat menerima pertangung jawaban kepada Direktur I dan Direktur II.

2.    Direktur 1

a.              Berwenang dan bertanggung jawab dalam mengkoordinasikan manajemen dari bagian editor, bagian produksi, bagian teknik, bagian logistik dan bagian keuangan.

b.              Mengambil keputusan teknis berdasarkan kebijakan direksi untuk lingkungan kerja tersebut.

c.               Menerima laporan pertanggung jawaban, melakukan perintah dan mengadakan koordinasi dengan bidang Direktur II.

d.              Mewakili perusahaan dalam lingkup tugasnya atau bidang yang secara khusus ditugaskan Presiden Direktur Utama.

3.    Direktur 11

a.       Menerima pendelegasian dan tangung jawab dari Direktur Utama atas manajerial serta mengkoordinasikan unit kerja bagian pemasaran dan bagian gudang.

b.       Mengambil keputusan teknis berdasarkan kebijaksanaan Direksi untuk ruang lingkup kerjanya.

c.       Memberikan perintah dan memberikan laporan dari unit-unit kerja bawahannya, menyelenggarakan koordinasi dengan Direktur I.

d.       Mewakili perusahaan atas bidang dan lingkup tugasnya dan atau bidang lain yang ditugaskan oleh Direktur Utama kepadanya.

4.    Litbang / Desk Penelitian dan Pengembangan

a.       Menganalisa data dan informasi serta menyajikan konsep yang akan dipakai sebagai pertimbangan untuk menentukan kebijaksanaan usaha, peningkatan perusahaan untuk menghadapi tantangan eksternal.

b.       Mengembangkan upaya demi terciptanya pusat data dan informasi Operation Room guna menentukan strategi pemasaran, pengembangan dan peningkatan perusahaan.

c.       Bertanggung jawab kepada Direktur Utama  dan bertugas untuk melayani tugas kerja Direksi atas petunjuk Direktur. Berkewajiban melaporkan tugas kerja yang dibebankan kepadanya..

5.    Sekretaris Direktur

a.       Komponen sekretaris Direktur adalah Staf pelayanan Direksi khususnya Direktur Utama dan langsung dibawah perintah Direktur utama untuk tugas- tugas menyediakan sarana serta prasarana pendukung manajerial operasional dan manajerial Direksi.

b.       Atas petunjuk Direktur, mengatur agenda kegiatan baik internal maupun eksternal.

c.       Mengatur dan mengamankan komunikasi baik lewat sarana telepon maupun komunikasi langsung.

d.       Mengatur setiap appoinment (janji/ pertemuan bisnis).

e.       Mengatur tamu security information.

f.        Pengkajian konsep surat keluar.

6.    Bagian Editor

a.      Bertangung jawab dan mengkoordinasikan kinerja pracetak, semenjak penerimaan naskah, setting, perencanaan pewajahan buku, design cover, reproduksi film serta monting sampai naskah mulai dicetak.

b.       Menyelenggarakan hubungan yang harmonis secara timbal balik antara pengarang.

c.       Menciptakan eksternal relation dengan berbagai pihak dalam upaya mencari raw input yang berkualitas serta pangsa pasar yang mantap.

d.       Menyelenggarakan administrasi dan perencanaan penerbitan dengan unsur perusahaan dilapangan, serta pihak yang merupakan raw input dan pemakai produk.

e.       Menjamin kontinitas bahan cetak, bahan penerbitan yang perspektif guna meningkatkan pengembangan usaha dan perusahaan.

Bagian editor membawahi 6 devisi yang masing-masing mempunyai tugas sebagai berikut:

Sub Bagian Pengkajian Sampul

a.       Melaksanakan tugas editor dibidang pengkajian, penyuntingan sesuai dengan norma dan typologi buku.                                                                                                                                                

b.       Menerima rekomendasi kepala bagian sebagai pertimbangan Direksi   dalam menentukan kerja sama penerbitan sesuai naskah.

c.        Mempersiapkan naskah hasil penyuntingan, mengkoordinasikan dengan   pengarang, merevisi serta menyesuaikan dengan kurikulum yang berlaku bagi buku tersebut dengan memperhatikan aspek kualitas naskah, security, budaya idiologis, dan aspek pembaca sesuai dangan segmen pembaca.

d.  Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan pimpinan yang secara langsung atau tidak berkaitan dengan editor dan atau bidang penerbitan, serta urusan  perusahaan.

Sub bagian ilustrasi dan Perwajahan.

a.  Melaksanakan ukuran dan typologi buku, layout, jenis huruf dan ukuran sesuai dangan kebijaksanaan Direksi.

b.       Mengerjakan ilustrasi dan gambar foto untuk kelengkapan naskah penerbitan.

c.  Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan pimpinan yang secara langsung atau tidak berkaitan dengan editor atau bidang penerbitan, serta urusan perusahaaan.

Sub Bagian Desain Cover

a. Mengerjakan sampul buku sesuai dengan jenis, ukuran dan typologi buku dengan memperhatikan segmen pembaca.

b.     Rancangan sampul buku dikonfirmasikan kepada kepala bagian untuk memperoleh persetujuan Direksi.

c.       Mengajukan usul rancangan tata kulit muka untuk dapat meningkatkan kualitas produk dan melahirkan karakteristik perusahaan.

d.       Melaksanakan tugas lain yang digariskan atasan berkaitan dengan tata kulit muka buku, masalah sekitar editorial, serta masalah lain untuk kepentingan perusahaan.

Sub bagian setting

a.       Melaksanakan setting naskah yang telah selesai pengkajian dan      memenuhi standar penerbitan serta sesuai dengan typology serta rambu- rambu penerbitan yang telah dirancang naik cetak.

b.       Melaksanakan koreksi dan revisi setting bagi naskah yang telah dikaji ulang dan siap naik cetak.

c.       Melaksanakan tugas lain yang telah ditugaskan pimpinan yang berkaitan dengan penerbitan dan pengembangan perusahaan.

Sub Bagian Mounting

a.          Mengerjakan mountase film naskah yang siap terbit sesuai dangan rancangan penerbitan .

b.       Melakukan efisiensi dan optimasi terhadap bidang kinerja mountase agar kualitas produk dapat dipertanggung jawabkan.

c.    Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan pimpinan dibidang editorial dan atau bidang kinerja perusahaan untuk kepentingan peningkatan perusahaan.

Sub Bagian Reproduksi

a.        Mengerjakan reproduksi film, baik pengecilan maupun pembesaran sesuai dengan program cetak atau penerbitan.

b.           Melakukan efisiensi dan optimasi kerja agar kualitas produk dapat dipertanggung jawabkan.

c.       Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan pimpinan dibidang editorial dan atau bidang kerja perusahaan untuk kepentingan perusahaan.

7.  Bagian Produksi

a.      Merencanakan pemakaian bahan baku, bahan pembantu, sarana produksi, pengoperasian mesin cetak, mesin lipat, mesin bending, mesin potong, baik ontegritet maupun yang berdiri sendiri maupun yang manual.

b.        Tanggung jawab kegiatan kinerja tersebut menjadi tugas kepala bagian dan wakil serta unit-unit kerja dibawahnya.

Bagian produksi membawahi 5 devisi yang masing-masing mempunyai tugas sebagai berikut:

Sub Bagian Program Cetak

Merencanakan jadwal cetak, baik atas proses cetak reguler yang atas dasar kerja sama jasa cetak atau penerbitan dari proyek percetakan yang ditangani.

Sub Bagian PNJ atau Bahan Baku dan Bahan Pembantu

1.  Mengerjakan perencanaan dan distribusi kebutuhan bahan baku dan bahan bantu atau pendukung untuk produksi cetak sesuai program .cetak.

2.     Melakukan efisiensi dan optimasi penggunaan bahan baku dengan tetap mengupayakan peningkatan mutu cetak yang dapat dipertanggung jawabkan.

3.      Menggunakan laporan penggunaan bahan dan evaluasi mutu kepada pimpinan dan kepada alternatif sebagai saran kepada pimpinan .

4.       Memperhatikan kualitas kebutuhan bahan untuk mengantisipasi kebutuhan sehingga tidak terjadi keterlambatan atau kekurangan yang menyebabkan hambatan kinerja produksi.

Sub Bagian Quality Control Materi

a.        Mengerjakan pengawasan mulai dari kualitas plating, cetak cover,   cetak isi, bending dan finishing.

b.   Mengajukan laporan atas kualitas dan melakukan usaha preventif agar produk tetap berkualitas dan mempunyai keunggulan kompetitif.

Sub Bagian Operator Mesin

a.      Mengerjakan kegiatan operasional dan pemeliharaan rutin harian terhadap semua peralatan mesin cetak, mesin potong bending dan semua peralatan yang berkaitan dengan kinerja pencetak.

b.   Mengadakan perencanaan operasional secara terpadu sehingga mesin beroperasi dengan beban yang seimbang sehingga mempunyai daya guna yang optimal.

c.    Mengadakan pelaporan atas kondisi mesin dan peralatan serta mengadakan usaha dan preventif untuk menghindari gangguan mesin atau peralatan dalam kinerja produksi.

d.      Mengadakan langkah- langkah darurat sesuai dengan prosedur yang ditentukan  bila terjadi gangguan dan hambatan. Melaporkan langkah yang diambil beserta alasanya.

Sub Bagian Finishing

a.      Mengerjakan hitungan dan seleksi barang jadi sesuai dengan dengan standart kualitas yang di programkan mengangkut ke gudang barang jadi.

b.    Melaporkan pada pimpinan tentang jumlah produksi dan permasalahan produk baik jumlah sesuai dengan program cetak, serta hambatan dan faktor pendukung lainya.

8.  Bagian Teknik

a.    Memberikan tugas kepada bawahannya untuk pelaksanaan perbaikan dan perawatan mesin produksi dan meminta pertanggung jawaban bawahannya.

b.   Merencanakan penjadwalan perawatan mesin produksi supaya usia mesin   lebih panjang sehingga mengurangi perbaikan mesin.

c.  Melakukan usaha modifikasi mesin supaya mesin produksi tersebut dapat berjalan dan menghasilkan cetakan yang lebih sempurna.

Bagian Maintenance membawahi 4 devisi yang masing- masing mempunyai tugas sebagai berikut:

Sub Bagian program sarana produksi

a.       Melakukan perawatan dan perbaikan mesin cetak baik sistem pelumasan maupun diluarnya supaya mesin dapat berproduksi.

b.      Melakukan modifikasi secara mekanis untik meningkatkan produksi cetak.

c.   Melaksanakan tugas yang diberikan pimpinan yang berkaitan dengan mesin cetak untuk kelancaran produksi.

Sub bagian sarana umum

a. Melakukan perawatan dan perbaikan kelistrikan mesin cetak baik sistem penggerak utama maupun diluarnya supaya mesin dapat berproduksi

b.      Melakukan perbaikan dan perawatan listrik arus lemah maupun arus kuat.

c.       Melakukan modifikasi kelistrikan dalam perawatan bila diperlukan.

d.   Melaksanakan tugas yang diberikan pimpinan yang berkaitan dengan mesin cetak untuk kelancaran produksi.

Sub Bagian pemeliharaan

a.      Melakukan perawatan dan perbaikan armada angkutan dan motor inventaris perusahaan baik sistem pelumasan atau diluarnya supaya mesin dapat berjalan.

b.      Melaksanakan tugas yang diberikan pimpinan yang berkaitan dengan perusahaan .

9.   Bagian Logistik

Menyelanggarakan pengadaan kebutuhan perusahaan baik berupa bahan baku, bahan pembantu, peralatan mesin ,sarana dan prasarana produksi, sarana dan prasarana operasional pimpinan staf, dan unit kerja perusahaan.

            Bagian logistik membawahi 3 devisi lainya yang masing-masing mempunyai tugas sebagai berikut:

Sub Bagian Pengadaan Bahan Baku.

a.       Merancang kebutuhan dan stok bahan baku dan kinerja perusahaan agar tidak terganggu dengan fluktuasi bahan baku.

b.      Mengerjakan pengawasan atas penerimaan dan distribusi, penyimpanan bahan baku dan menjaga agar kualitas bahan baku dapat terlaksana dengan baik.

c.       Mengajukan klaim atas permintaan bahan baku yang tidak sesuai dengan pesanan, menjaga hubungan dengan pemasok bahan baku untuk memperoleh rekanan yang terpercaya.

Sub Bagian Pengadaan Bahan Baku atau Penunjang.

a.   Merancang kebutuhan dan pengadaan stok bahan pendukung untuk memperlancar kinerja perusahaan.

b.      Mengerjakan pengawasan dan penerimaan barang, bahan bantu yang bekualitas tidak sesuai dengan pesanan dan mengajukan klaim apabila diperlukan.

c.  Mengadakan pengawasan atas penerimaan barang, penyimpanan dan distribusi pada komponen perusahaan yang membutuhkan.

Sub Bagian Pengadaan Umum

a.  Merancang kebutuhan dan pengadaan stok serta semua barang, sarana dan prasarana perusahaaan yang bukan berupa bahan baku dan penunjang produksi.

b.    Mengadakan pengawasan atas penerimaan barang saat penyimpanan dan pendistribusian barang.

10. Bagian Keuangan

a.   Mengatur semua masuk dan keluarnya uang perusahaan, merancang anggaran dan neraca perusahaan beserta divisi usahanya membuat pembukuan keuangan.

b.   Melaksanakan urusan perbankan dan lembaga keuangan lainya, menyusun perhitungan pajak, dan instalasi terkait lainnya.

c.  Merancang tentang omset pemasaran, ongkos dan nilai keuntungan investasi, nilai penyusutan tabungan dan rencana pinjaman.

Bagian keuangan membawahi 3 divisi lainnya yang masing-masing mempunyai tugas sebagai berikut:

Sub Bagian Kas dan Bendahara

a.  Pemegang kas perusahaan, menyimpan uang tunai, melakukan pembayaran, intern dan kepada pihak lain, menerima pembayaran setoran dari komponen perusahaan, unit usaha perusahaan lain.

b.      Membuat jurnal dan melaporkan posisi keuangan harian dan berkala kepada Direktur.

c.       Menjalin hubungan dengan lembaga perbankan lainnya dan lembaga keuangan lain dalam kaitan manajemen keuangan.

Sub Bagian Accounting

a.       Melaksanakan administrasi dan manajerial laporan keuangan dari divisi.

b.      Menerima laporan pelaksanaan RAB, unit- unit usaha yang telah disetujui direksi.

c.       Pengendalian pelaksanaan RAB unit-unit usaha lewat Kasir Unit.

Sub Bagian Umum

a.      Penyelenggara pembukuan keuangan dan audit rencana keuangan perusahaan termasuk unit- unit usaha.

b.      Menyusun konsep pembukuan untuk urusan eksternal, laporan keuangan kaitannya dengan masalah perpajakan.

c.       Menilai kelayakan RAB dari unit usaha, serta pembukuan perusahaan.

d.      Menerima laporan keuangan khusus yaitu income dari kegiatan pemasaran dari perwakilan perusahaan dan income divisi.

e.       Memberikan supervisi agar teknis pelaksanaan di lapangan sesuai dengan kebijaksanaan perusahaan.

11. Bagian Pemasaran

a.       Mengembangkan pasar baru, memperluas segmen pasar dan mencari kiat yang tepat dalam menghadapi pesaing.

b.       Menentukan strategi pemasaran untuk meningkatkan omset penjualan setiap tahun.

Bagian Pemasaran Membawahi 2 devisi lainnya yang masing- masing mempunyai tugas sebagai berikut:

Sub bagian ADM atau Pesanan dan Distribusi.

a.       Dapat melaksanakan kerja sama jasa cetak dan instansi formal, khususnya   dengan instansi Depdikbud diseluruh Indonesia.

b.      Menciptakan hubungan dengan pemerintah khususnya jajaran Depdikbud guna kepentingan pengembangan perusahaan.

c.       Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan pimpinan dalam kaitan  pengembangan usaha peningkatan dan kemajuan perusahaan.

Sub Bagian Retur atau Klaim

1.      Menangani bila ada masalah dalam pesanan.

2.      Menyusun standarisasi dalam klaim suatu produk yang telah dipesan.

3.      Melakukan pencarian sebab terjadinya suatu klaim dalam produk .

12. Bagian Gudang

Bagian gudang proyek ini membawahi 2 divisi lainnya yang masing-masing mempunyai tugas sebagai berikut:

Sub Bagian Terima Barang Jadi

a.             Menyelenggarakan bukti terima barang jadi.

b.            Menangani pemeriksaan kualitas barang jadi.

Sub Bagian Tata Penyimpanan Barang Jadi

a.       Menyelenggarakan penataan barang jadi.

b.      Menangani keamanan penyimpanan barang jadi.